בשנה האחרונה מאז פרוץ משבר הקורונה, נאלצנו להסתגל למציאות חדשה ואיתה מודל העבודה מרחוק וגם שנה אחרי, עובדים רבים עדיין ממשיכים לעבוד מהבית, מבחירתם או מבחירת הארגון ונראה שזה לא הולך להשתנות בעתיד הקרוב.
קצת נתונים על עבודה מהבית: סקר אשר נערך בשנה האחרונה ע”י מכון גוטמן בקרב מדגם מייצג של אוכלוסיית ישראל, מראה שכ- 30% מהשכירים וכ- 60% מהעצמאים עובדים כרגע מהבית. מתוכם כ-42% מדווחים על יעילות במידה זהה ואף רבה ביחס לעבודה מהמשרד וכ-28% מצליחים בצורה בינונית, ורק 15% במידה מועטה. 16% דיווחו שאין להם יכולת להעריך. כמו כן בתקופה של לפני משבר הקורונה, מעסיקים האמינו שרק כ3% מהמשרות ניתן לעשות מהבית נתון שהוכיח את עצמו להיות לא בהכרח נכון ובשנה האחרונה אחוז העבודה אשר מעסיקים מאמינים שניתן לעשות מהבית עומד על כ40% ואפילו 75% מהחברות מדווחות שגם בימים שאחרי משבר הקורונה כנראה יעבירו את כח העבודה שלהם לעבודה מהבית בשיעור של לפחות 5%.
נראה שיש צדדים חיוביים למודל העבודה מרחוק, וכ- 85% מהחברות הגדולות מדווחות על עלייה בפרודקטיביות, וחסכון משמעותי של עלויות. אך כמו בכל תקופת משבר, מנהיגים נאלצים לעמוד בפני מבחן, וזה נכון גם כשזה מגיע לניהול צוות מרחוק ואכן המציאות החדשה מביאה איתה אתגרים ניהוליים חדשים, ומכריחה מנהלים להסתגל למצב השונה ולהתאים אליו את שיטות הניהול שלהם, עכשיו שהן נעשות מרחוק.
ובכל זאת, כיצד ניתן לנהל את הצוות שלכם בצורה נכונה וליצור אווירה שבה כולם מרוויחים ומרוצים- הארגון המנהל העובדים והלקוחות?
אספנו לכם 5 טיפים ושיטות אשר יעזרו לכם עם ניהול העובדים מרחוק :
צוות חזק צריך מנהיג חזק: כמו בכל תקופת משבר גם בימי הקורונה חשוב למנהל להפוך למנהיג ולאמץ לעצמו תכונות כמו יציבות, ביטחון, תעוזה, חוסן ואמפתיה על מנת שיוכל להתמודד עם מצבים בצורה רגועה ושקולה ולהעביר זאת הלאה לעובדים בצוות שלו. תקופה מאתגרת שכזאת שלא ניתן לחזות את אורכה ומועד סיומה, טבעי שתיווצר תחושה של פחד וחוסר ודאות אצל העובדים, ולכן חשוב ליצור אווירה של רוגע בצוות, לשמור על מורל גבוה, לתקשר באופן רציף וברור עם העובדים ולתת להם את התחושה שאתם שם בשבילם.
בדיוק כמו שצ’ארלס דארווין פעם אמר- “לא החזק ביותר או האינטליגנט ביותר הוא זה ששורד, אלא זה אשר מסתגל בצורה הטובה ביותר לשינויים” כפי שראינו בעקבות כל השינויים בשנה האחרונה, לא תמיד אפשר לחזות את העתיד אבל חשוב תמיד להיות מוכנים לאופציה שדברים עלולים להשתבש וכאשר אנחנו ניצבים בסיטואציה חדשה ומרתיעה, לנסות ככל האפשר לשמור על קור רוח לשקול את הפרטים ולהבין מה הדרך הטובה ביותר להגיב בהתמודדות עם המצב.התנהלות שכזאת תעזור להוריד מתח וליצור פאניקה אצל חברי הצוות אשר יקבלו את התחושה שלא משנה מה קורה, יש מנהיג חזק שיתמודד עם המצב.
ליצור סביבת עבודה נוחה : מחקרים מראים שסביבת העבודה יכולה להעצים את האפקטיביות ולהוביל לפרודוקטיביות של העובד ולכן חשוב לדאוג שלעובד יש את מה שדרוש לו על מנת שיוכל לעבוד בצורה הטובה ביותר בין אם זה חיבור אינטרנט,קו טלפון, ציוד מתאים, חומרה ותוכנות. במידה ואין אפשרות לספק לעובד את התנאים הנכונים בביתו יש להציע אפשרויות אחרות כגון משרדים משותפים, בתי קפה וכו’ על מנת למקסם את הפרודוקטיביות של העובד ולהעניק לו את התחושה שחשובה לכם סביבת העבודה שלו.
כתיבת מדיניות לעבודה מרחוק: ניהול צוות מרחוק מביא איתו אתגר של שליטה ופיקוח בצוות העובדים אשר לעיתים קשה לבצע מרחוק בניגוד לעבודה במשרד ויש להסתמך הרבה על דיווח אישי של העובדים, לכן חשוב לייצר מדיניות עבודה מסודרת לעבודה מרחוק, להציג אותה בפני העובדים בצורה מאורגנת ומפורטת ולהתאים את נהלי העבודה למציאות החדשה, כמובן על פי דרישות התפקיד והצוות על מנת לייצר חזון ולשמר את התרבות הארגונית אשר הייתה נהוגה במשרד ולשמור על יעילות דומה למודל העבודה במשרד.
תקשורת: על מנת לשמר את התרבות הארגונית וליצור סביבת עבודה בריאה ויעילה, גם בעבודה מרחוק, חשוב ואפילו קריטי לשמור תקשורת על רציפה ועניינית עם העובדים, לספק להם מענה לשאלות ולעזור בפתרון בעיות, טכניות או אישיות. לדאוג לקיים פגישות צוות שבועיות ולתת לחברי הצוות להעלות אתגרים וקשיים איתם התמודדו ולהתאים את העבודה לצרכים החדשים אשר עולים מכך. תקשורת ישירה ודיווחים רציפים תעזור למנהל לקבל תמונת מצב אמיתית של יעילות העובד. חשוב להביע אמפתיה ולהשתדל ככל האפשר לבצע גם שיחות אישיות עם העובדים, בנוסף לישיבות הצוות, דרכם ניתן לבחון איך העבודה מרחוק עובדת בשבילהם, איך הם מתמודדים בצורה אישית ומקצועית עם המצב החדש ולהציע פתרונות והצעות ייעול כשצריך, תקשורת פתוחה וכנה תתן לעובד תחושה שיש לו למי לפנות בעת צרה ותגרום לו לעבוד בצורה יעילה וטובה יותר.
שמירה על מורל: בימים שלפני משבר הקורונה, הרבה מאיתנו בילינו את מרבית היום שלנו במשרד והקולגות שלנו היו האנשים שאנחנו רואים הכי הרבה במהלך השבוע, לעובדים רבים אשר עברו לעבודה מהבית חסרה האינטראקציה החברתית במשרד עם חברי הצוות שלהם, אם זה המפגש עם הצוות בבוקר עם ההגעה למשרד, הפסקות הקפה ביחד, שיחות המסדרון וכמובן האירועים החברתיים אשר היוו שבירת שגרה לעובדים ועבודה מהבית יכולה להביא איתה תחושה של “לבד”. בזכות נפלאות הטכנולוגיה, אפשרי להמשיך ולקיים אירועים חברתיים ו”ערבי כיף” לצוות, גם אם במתכונת קצת שונה ואולי הרמת כוסית בזום עוד לא מחליפה יציאה לדרינק עם הצוות אחרי יום עבודה ארוך, אך בהחלט יכולה לשבור את שגרת העבודה, להרים את המורל ולתת בוסט של אנרגיה לעובדים שלכם.
