מחקרים מוכיחים: עובדים שנהנים מפידבק ובסיס של וודאות לגבי העבודה שלהם באופן קבוע, הם עובדים יעילים יותר שמרגישים שמעריכים אותם יותר ומרגישים נוח יותר בתפקידם. התוצאה? עובדים בעלי מוטיבציה חזקה יותר, תפקוד מוצלח יותר ובהתאם – רמות תסכול נמוכות יותר.
תקשורת אנושית איכותית היא בסיס לכל הצלחה בחברה אך במיוחד הנושא של קיום משוב עובדים, בפרט בעבודה בין מנהל ישיר לעובדים תחתיו. לקיום משוב ישנן מספר יתרונות עליהן נלמד בכתבה לפנינו, יתרונות עבור המנהל והארגון ויתרונות עבור העובדים.
מה הוא בעצם משוב לעובדים?
שיחה בין המנהל הישיר לעובד שמורכבת מפירוט הערכה של התפקוד, היישום והביצוע של העובד בתקופה מסוימת. משוב היא לא שיחה חד צדדית, העובד יכול להביע את דעתו על ההערכה, להתייחס לגורמים מסוימים עליהם הצביע המנהל ולפרט קשיים, חולשות או חוזקות במהלך העבודה השוטף.
על מחלקת משאבי אנוש לשאוף לכך שמשוב לא יהיה גורם יחיד ונבדל ממהלך עבודה שוטפת אלא חלק ממהלך ארגוני קבוע ורצוף שמורכב מקריטריונים של בדיקה ומוכתב מלמעלה למטה – כלומר המומחים של תחום משאבי האנוש בחברה יעבירו מידע רלוונטי לקיום משוב. כך נוצר מצב אידיאלי שמנהל לא יחליט באופן רנדומלי על מה הוא מעניק את המשוב, אלא יהנה ממסמך מסודר עם מידע לגבי קריטריונים למשוב, ואפילו הכשרה קצרה למתן משוב איכותי שיוביל את העובד לתוצאות טובות גם אם המשוב אינו מושלם מבחינת הנתונים שלו. חשוב לציין שלא כל מנהל נולד עם יכולת לקיים משוב בצורה מושלמת ולכן הכשרה, שיחה או מידע לגבי קיום משוב נכון ומדויק, יוביל את הארגון לתוצאות איכותיות יותר ויקדם מנהלים שנמנעים ממתן משוב לקיום שיחות ללא חשש, בצורה נכונה ורלוונטית. כך יש יכולת של מחלקת משאבי האנוש להשפיע גם על החשיבות של ערכים מסוימים בחברה שמעביר המנהל לעובד תוך כדי המשוב, כאשר הם מייצרים דגש על נושאים שונים במשוב.
כדי להבין את חשיבות המשוב והנזקים העלולים להיווצר מקיום משוב עובדים בצורה לא נכונה, בואו נענה על מספר שאלות חשובות:
אילו נזקים יכולים להיווצר במצב של קיום משוב בצורה שגויה? לפניכם שלוש אופציות מרכזיות:
1. ירידה במורל העובד. אם עובד מרגיש שהועבר עליו משוב שאינו ענייני, לא פוגע בתחומים, במיוחד אם הוא תופס את עצמו כעובד איכותי שמשקיע מזמנו בחברה, העובד יכול להרגיש חלילה מותקף על ידי המנהל או פשוט לא מוערך על ידי החברה, תחושת שיגרמו לו לאבד מוטיבציה.
2. ירידה בהערכה של העובד כלפי המנהל. יכול להיות שמנהל מוצלח בתחומו לא בהכרח יהיה מוצלח בתחום יחסי אנוש. אם העובד ירגיש שהמשוב מולו היה לקוי הוא עלול לזלזל בעבודתו של המנהל, לאבד עניין בעבודה ולסבול מתפקוד ירווד ,תוצאה הפוכה מכך שאנו מנסים להשיג דרך משוב איכותי לעובדים.
3. איבוד אמון בארגון. עובד שמקבל משוב לא ענייני שגורם לו להרגיש לא נוח, ירגיש “שקוף” בארגון וירגיש שאין לו גיבוי לבצע את המטלות היומיומיות ולקיים את התפקוד השוטף שלו. הוא עלול לחפש אופציות אחרות מחוץ לארגון או להפחית את ההשקעה שלו בארגון.
ולעומת זאת, כיצד משוב איכותי יכול לגרום לשגשוג ברמת העובד? שלוש דרכים לפניכם:
1. משוב אפקטיבי ומפורט גורם לעובד לחוש שהוא מקבל קרדיט על העבודה שלו, שהביצועים שלו ברמה היומיומית לא נעלמים מן העין ושהוא אינו עוד בורג קטן במערכת אלא עובד משמעותי בארגון. תחושות חיוביות כאלה מעוררות מוטיבציה לאורך זמן ומעודדות את העובד לתת מעצמו לארגון משום שרואים את המאמצים שלו גם כשהוא אינו מתקשר אותם באופן שוטף.
2. הגברת אמון בארגון ובמנהל הישיר. חיזוק הקשר בין המנהל לעובד דרך שיחות מעניק נקודת השקה בזמנים של עבודה שוטפת שלא תמיד מאפשרת פידבק ישיר ומיידי מצד המנהל. במשוב יש לעובד גם את הזמן והנחת להביע דיעה על המשוב, לומר את מה שעל ליבו ובעצם לחזק את הקשר בין המנהל באופן בלתי מודע משום שהוא מרגיש נוח לומר את שאשר על ליבו ולהיפתח אליו.
3. עובדים מחכים למשוב, הם רוצים פידבק לעבודה השוטפת שלהם וכאשר הם זוכים לו, הם מקשיבים למה שנאמר במשוב וזוכים לתובנות ממנו שמשפרות את העבודה השוטפת שלהם. יש לקיום המשוב אלמנט פסיכולוגי של חיזוק החיבור בין העובד לחברה.
4. העובד ישכיל ללמוד מהמשוב ויחשוב על פתרונות מעשיים לשיפור תפקידו, במיוחד שהוא יודע שיש משוב נוסף בדרך, לכן יש חשיבות למתן משוב באופן תקופתי.
כיצד כדאי למחלקת משאבי אנוש לתכנן תהליך למתן משוב מוצלח בחברה?
– קבעו מראש מועדים למשוב כבר בתחילת שנה, כך שהעובד יודע להתכונן מראש לזמנים מסוימים וגם למנהל יש את הנחת והזמן להכין את עצמו.
– הכינו את המנהלים מראש בעזרת המשאבים הנתונים בידיכם – שיחה, הכשרה, דף מידע או כל דבר שיכול לעזור לכם לעזור להם להגיע למשוב במצב אידיאלי. עודדו את המנהלים לייצר אווירה נוחה ולהגיע רגועים וקשובים למתן המשוב.
– דברו על המשוב בישיבות מנהלים לאורך השנה, הטמיעו את הנושא והבהירו עד כמה הנושא חשוב לקידום העובדים בחברה.
– היו זמינים למנהלים בנושא ועודדו אותם לשאול שאלות ולהתייעץ בנושא.
בהצלחה!
