גיוסי מסות – לא רק בחברות כוח אדם וארגונים גדולים
חיפוש עובדים ואיוש למשרות הם תהליכים שגוזלים ממנהלים משאבי זמן רבים, ובאופן עקיף גם הרבה כסף.
אחד האתגרים הגדולים הניצבים בפני ארגונים הוא גיוסי מסה המתייחס למספר גדול של עובדים בעת ובעונה אחת. גיוס כזה כולל בד”כ קבלה וקריאה של כמויות עצומות של קורות חיים, מה שמקשה על ניהול תהליך הגיוס באופן מהיר ויעיל. לעתים, הצורך בגיוס עובדים הוא גם דחוף כך שיש ליצור התייעלות מירבית. למעשה, כאשר גיוס מסות עומד על הפרק, מנהל יכול ‘לסתום’ ימי עבודה שלמים רק על ראיונות עבודה שרובם הגדול עקר ומתסכל, הן עבור המנהל והן עבור המועמדים. את הפקק הזה ניתן לשחרר בהרבה מקרים על ידי ראיון טלפוני מקדים וקצר.
חוסך זמן וכסף
כאמור, הזמן הוא אחד המשאבים היקרים של המנהל בארגון מודרני, ובאמצעות ריאיון מקדים ניתן לסנן מועמדים בלתי מתאימים מראש ולחסוך זמן יקר הן למנהל והן למועמדים שיטרחו ויגיעו. את הכלי הזה מומלץ לאמץ, אבל חשוב לדעת לבצע אותו נכון ובאופן יעיל. אחרי הכול המטרה היא למצוא את העובדים המתאימים וניהול ראיון טלפוני באופן מזלזל או לא נכון עלול להוביל לכך שתפספסו מועמדים מצוינים. הנה כמה טיפים שיעזרו לכם להפיק את המרב מהכלי הזה:
סינון מקדים לסינון המקדים
אמנם מטרת הראיון הטלפוני היא לעשות סינון מקדים לריאיון הרגיל, אבל זה לא אומר שצריך להתקשר לכל מי ששלח קובץ קורות חיים. כשם שהייתם מסננים קורות חיים בריאיון רגיל, סננו גם בסיטואציה הזו. את מי שנופל בדרישות הניסיון, ההשכלה או פרט מהותי אחר אפשר לסנן. הרעיון הוא לייעל את העבודה ולא להפך. השאירו אצלכם רק מועמדים טובים ‘על הנייר’ ואליהם תתקשרו לביצוע הריאיון המקדים.
תגיעו לשיחה מוכנים
הרעיון בראיון טלפוני הוא לקבל אינפורמציה ראשונית קונקרטית ובחינת היתכנות. זה לא תחליף לריאיון הממשי. לכן בריאיון זה התמקדו בשאלות מסננות. אם יש אי-בהירות בקורות החיים של המועמד זה הזמן לפזר אותה. זה גם המקום לעשות תיאום ציפיות ראשוני ולשאול שאלות טכניות. האם המועמד זמין לעבודה מיידית (במידה וזה תנאי)? האם היקף המשרה והשכר הוא משהו ששני הצדדים בגדול מסכימים עליו? תזכרו שחלק ממטרת הריאיון היא גם להבהיר את התמונה והתפקיד למועמד. כמו שלכם יש קווים אדומים ודרישות סף גם למועמדים יש כאלה והמטרה היא לחסוך זמן לשני הצדדים.
בנו מתווה לריאיון
נורא קל ללכת לאיבוד בראיון טלפוני ולשכוח את חוט המחשבה. לכן חשוב לנהל את הריאיון באופן מסודר ואפילו לשרטט תרשים זרימה קצר. הכינו את השאלות מראש, פתחו קובץ קטן ותרשמו בו נקודות, ציינו לעצמכם אם המועמד סיפק את כל המידע הדרוש ודאגו שהרשימות שלכם מספיק נהירות. זכרו, בעוד יום-יומיים תצטרכו לקבל החלטה וכדאי שתהיה לכם אינדיקציה ברורה.
נסו להתרשם מהמרואיין
זה אמנם רק ריאיון מקדים, אבל כבר בראיון טלפוני אפשר ללמוד הרבה על האדם בצד השני של הקו. האם הוא מתנסח באופן רהוט, האם הוא סבלני, האם הוא משדר אמינות, האם אתם מחבבים אותו? נכון, זה רק ריאיון מקדים ובוודאי שלא מדע מדויק, אך אחד הדברים שראיון טלפוני מקדים מאפשר הוא להעמיק את ההיכרות עם המועמד ו’להרגיש’ אותו. נצלו את ההזדמנות הזו. אם משהו לא פתור לכם, רשמו לעצמכם שאלת פולו-אפ בריאיון הממשי.
גלו רגישות
אחת הבעיות של ראיון טלפוני היא העובדה שהוא פעמים רבות נוחת על המרואיין בהפתעה. כאן חשוב להיות הוגנים ולוודא שיש לו פנאי ואורך רוח לנהל את השיחה. אם הוא בדיוק מכין ארוחת צהריים או אוסף את הילדים מהגן, קבעו עמו מועד נוח יותר.
ועוד מילים אחדות לסיכום. כמו שציינו, ראיון טלפוני אינו תחליף לראיון עבודה פרונטלי. לכן חשוב לשמור אותו קצר (המטרה היא לחסוך במשאב הזמן). קל מאוד להיגרר, אל תעשו את זה. המועמד על הקו מוצא חן בעיניכם ומרגיש מתאים? מצוין, זה הרגע להזמין אותו לריאיון פנים אל פנים.
