דרוש/ה מנהל/ת לשכת מנכ"ל-

תיאור המשרה:

• ניהול אדמיניסטרטיבי, התנהלות וביצוע תיאומים לוגיסטיים ומנהלתיים מול ממשקים פנים וחוץ ארגוניים.
• ניהול יומני פגישות של מנכ"ל החברה + סמנכ"לים (תפעול, כספים) + יו"ר (בהתאם לפעילות הקשורה ביח"מ).
• ניהול תיקי ביטוח (בשת"פ עם סמנכ"לי תפעול + כספים)
• טיפול בפעילויות רווחה (בשת"פ עם סמנכ"לית מש"א)
• ניסוח והדפסת מיילים, מכתבים וחומרים מקצועיים.
• אחריות על סדר וארגון משרדי ההנהלה.
• אחריות מלאה על חדרי ישיבות (לו"ז + תיאום + תחזוקה)
• סיכומי פגישות ופרוטוקולים, צילום ותיוק (אחריות על ארכיון החברה)
• ניהול תיקי מסמכים/חוזים/הסכמים לכלל החברה – ממוחשב + ידני.
• ניהול חלוקת הציוד משרדי, כיבוד וחומרי ניקוי.
• קבלת אורחים של הנהלה, מענה וניתוב שיחות טלפון ופקסים בעמדת הקבלה.
• טיפול כולל בדואר מכתבים ומשלוח חבילות שיוצאות ונכנסות לארגון.
• טיפול כולל בטיסות לחו"ל (הזמנת כרטיסי טיסה, ביטוח נוסעים, ליווי ומתן מענה לשינויים לעובדים שנמצאים בחו"ל).
• אחריות כוללת על אירוח בארץ ומחו"ל לרבות הזמנת מלון וליווי לוגיסטי של אורחים מחו"ל.
• מזכירת האסיפה / ועד הנהלה, ניהול פרוטוקולים ומעקב .
• תחזוקת אתר האינטרנט.

• דרישות לכישורים ספציפיים ותכונות אופי חשובות הנדרשות אצל ממלא התפקיד:

• השכלה אקדמאית – חובה
• אנגלית בסיסית
• שליטה בישומי אופיס- חובה
• ניסיון אדמיניסטרטיבי – יתרון משמעותי
• נעימה, שירותית ואסרטיבית
• יכולת לבנות תהליכי עבודה
• ירידה לפרטים
• יכולת התמודדות בסביבה מרובת ממשקים, סביבה נוכחית "מתנהלת" ולא "מנוהלת" ושיפור סביבת עבודה זו כך שתהיה "מנוהלת"
• נכונות לעבודה בשעות נוספות בעת הצורך